Controlar os gastos é uma estratégia relevante para a empresa sobreviver e se manter competitiva no mercado. Administrar os custos é um diferencial valioso especialmente em épocas críticas, seja por razões externas, seja por motivos internos, seja por ambos.
Ao reduzir os desperdícios com sabedoria, a organização abre espaço para novos investimentos e também consegue melhorar a margem de lucro.
A impressão de documentos é uma atividade que requer uma ótima gestão, porque é passível de muitos desperdícios que podem passar despercebidos sem um controle mais preciso. Veja como criar e implantar uma política de impressão na sua empresa!
O que é política de impressão?
A política de impressão é uma série de processos e ações com o objetivo de controlar o consumo dos suprimentos associados à impressão de documentos e outros materiais.
Dessa forma, ela lança as bases para que os papéis, toners, cartuchos de impressoras sejam utilizados de forma mais controlada. Como resultado, há menos desperdícios e mais economia para o negócio.
Como criar e implantar a política de impressão?
É importante ficar atento a alguns pontos para determinar uma boa política de impressão sem comprometer a qualidade dos resultados. Vejamos algumas etapas que você pode seguir para a criação e a implantação de uma boa política de impressão:
Defina parâmetros conforme o perfil do negócio
A política de impressão deve ser organizada de acordo com o perfil de cada setor da empresa. É necessário definir restrições que não limitem de forma excessiva as tarefas de cada equipe.
Outro ponto importante é aplicar soluções que permitam digitalizar as atividades, o que tornará mais fácil a adaptação dos funcionários a um ambiente de trabalho com menos papel, evitando gargalos.
Assegure-se de que todos seguirão as diretrizes
Depois que todos os parâmetros estiverem definidos, é necessário contar com o engajamento dos funcionários. É importante realizar um treinamento para que se compreenda a importância da nova política e como ela afetará as atividades de rotina de cada setor. Dessa forma, será mais fácil gerenciar os custos e aumentar os impactos benéficos que as ações terão.
Monitore os resultados
Monitorar os resultados é outra etapa fundamental a médio e a longo prazo. A empresa deve assegurar que as metas e os objetivos estão sendo atingidos. Caso não estejam sendo alcançados, é necessário trabalhar na elaboração de estratégias para melhorar os processos e, consequentemente, os resultados.
O monitoramento garante que a redução de custos será mais inteligente e mais ampla. Não é suficiente implantar uma boa política, é preciso certificar-se de que ela está sendo cumprida.
Quais são os benefícios de uma boa política de impressão?
A política de impressão oferece muitos benefícios ao negócio. Vejamos os mais importantes:
Redução de custos
Quando os processos são devidamente organizados, um dos principais impactos é a redução de custos. Os suprimentos são utilizados apenas quando são realmente necessários e isso evita, de forma automática, os desperdícios.
Estímulo à digitalização
A digitalização é um resultado da redução no uso do papel e acaba por ser motivada entre os profissionais. A rotina fica otimizada e os gastos são reduzidos.
O negócio alcança um caráter sustentável e gera competitividade, o que reforça a marca em relação aos concorrentes — a empresa conquista uma posição de destaque e melhor conexão com as demandas do mercado.
Redução dos impactos da impressão de documentos
A redução no uso de papel é uma consequência natural de uma boa política de impressão. Porém, em algum momento, a impressão de documentos se tornará necessária. Eles podem ser valiosos para distribuir conteúdo, para contribuir na revisão de relatórios ou no anúncio de alguma notícia nova.
Mas, para evitar ônus, é importante a criação de mecanismos que diminuam os impactos negativos. Uma forma de fazer isso é por meio de campanhas de conscientização dos funcionários para que eles consumam os suprimentos de maneira sustentável.
Com uma boa política de impressão, a empresa mantém controle sobre uma categoria de gastos e ainda ajuda na preservação do meio ambiente.
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