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Home Impressoras e Scanners

Política de impressão: como criar e implantar na sua empresa

admin by admin
6 de outubro de 2021
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política de impressão
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Controlar os gastos é uma estratégia relevante para a empresa sobreviver e se manter competitiva no mercado. Administrar os custos é um diferencial valioso especialmente em épocas críticas, seja por razões externas, seja por motivos internos, seja por ambos.

Ao reduzir os desperdícios com sabedoria, a organização abre espaço para novos investimentos e também consegue melhorar a margem de lucro.

A impressão de documentos é uma atividade que requer uma ótima gestão, porque é passível de muitos desperdícios que podem passar despercebidos sem um controle mais preciso. Veja como criar e implantar uma política de impressão na sua empresa!

O que é política de impressão?

A política de impressão é uma série de processos e ações com o objetivo de controlar o consumo dos suprimentos associados à impressão de documentos e outros materiais.

Dessa forma, ela lança as bases para que os papéis, toners, cartuchos de impressoras sejam utilizados de forma mais controlada. Como resultado, há menos desperdícios e mais economia para o negócio.

Como criar e implantar a política de impressão?

É importante ficar atento a alguns pontos para determinar uma boa política de impressão sem comprometer a qualidade dos resultados. Vejamos algumas etapas que você pode seguir para a criação e a implantação de uma boa política de impressão:

Defina parâmetros conforme o perfil do negócio

A política de impressão deve ser organizada de acordo com o perfil de cada setor da empresa. É necessário definir restrições que não limitem de forma excessiva as tarefas de cada equipe.

Outro ponto importante é aplicar soluções que permitam digitalizar as atividades, o que tornará mais fácil a adaptação dos funcionários a um ambiente de trabalho com menos papel, evitando gargalos.

Assegure-se de que todos seguirão as diretrizes

Depois que todos os parâmetros estiverem definidos, é necessário contar com o engajamento dos funcionários. É importante realizar um treinamento para que se compreenda a importância da nova política e como ela afetará as atividades de rotina de cada setor. Dessa forma, será mais fácil gerenciar os custos e aumentar os impactos benéficos que as ações terão.

política de impressão

Monitore os resultados

Monitorar os resultados é outra etapa fundamental a médio e a longo prazo. A empresa deve assegurar que as metas e os objetivos estão sendo atingidos. Caso não estejam sendo alcançados, é necessário trabalhar na elaboração de estratégias para melhorar os processos e, consequentemente, os resultados.

O monitoramento garante que a redução de custos será mais inteligente e mais ampla. Não é suficiente implantar uma boa política, é preciso certificar-se de que ela está sendo cumprida.

Quais são os benefícios de uma boa política de impressão?

A política de impressão oferece muitos benefícios ao negócio. Vejamos os mais importantes:

Redução de custos

Quando os processos são devidamente organizados, um dos principais impactos é a redução de custos. Os suprimentos são utilizados apenas quando são realmente necessários e isso evita, de forma automática, os desperdícios.

Estímulo à digitalização

A digitalização é um resultado da redução no uso do papel e acaba por ser motivada entre os profissionais. A rotina fica otimizada e os gastos são reduzidos.

O negócio alcança um caráter sustentável e gera competitividade, o que reforça a marca em relação aos concorrentes — a empresa conquista uma posição de destaque e melhor conexão com as demandas do mercado.

Redução dos impactos da impressão de documentos

A redução no uso de papel é uma consequência natural de uma boa política de impressão. Porém, em algum momento, a impressão de documentos se tornará necessária. Eles podem ser valiosos para distribuir conteúdo, para contribuir na revisão de relatórios ou no anúncio de alguma notícia nova.

Mas, para evitar ônus, é importante a criação de mecanismos que diminuam os impactos negativos. Uma forma de fazer isso é por meio de campanhas de conscientização dos funcionários para que eles consumam os suprimentos de maneira sustentável.

Com uma boa política de impressão, a empresa mantém controle sobre uma categoria de gastos e ainda ajuda na preservação do meio ambiente.

Já controla os gastos com impressão na empresa? Aproveite para assinar a nossa newsletter e ficar sempre bem informado sobre assuntos sobre impressão e impressoras!

 

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