As impressoras ainda são usadas em muitas empresas, mesmo com o processo de digitalização. Os documentos impressos ainda são necessários em muitas situações.
Há algumas dificuldades corriqueiras para quem trabalha com esses equipamentos resultantes de fatores como o envelhecimento das máquinas, aumento/redução da demanda de impressão e falta de conhecimento técnico de modelos atualizados de impressoras.
Nesse contexto, vamos falar sobre a importância do parque de impressão. Há a necessidade de atualizá-lo para manter a eficiência nas operações de impressão. Veja mais sobre esse assunto, lendo nosso artigo até o final!
O que é um parque de impressão?
Parque de impressão é um termo que designa o conjunto de impressoras que são usadas em algum setor do escritório ou que servem a todos eles.
Assim, alguns setores podem ter modelos específicos de impressoras, o que tende a aumentar os custos. Exatamente porque prestam um atendimento desconexo aos diferentes setores de uma empresa, o consumo desses equipamentos pode ser muito ineficiente.
Quais as consequências da desatualização?
Se um parque de impressão não for atualizado periodicamente, a empresa poderá sofrer com:
- equipamentos ultrapassados;
- problemas mais frequentes;
- custos elevados com manutenção;
- custos altos e desperdícios com insumos;
- maiores despesas com energia elétrica;
- necessidade de contar com uma equipe de TI para os equipamentos;
- perda da produtividade dos colaboradores e da equipe de TI.
Como atualizar o parque de impressão com economia?
O outsourcing (terceirização) das impressões é uma maneira de diminuir custos e melhorar o desempenho. É um trabalho em que se terceirizam:
- equipamentos gráficos;
- insumos;
- suporte técnico;
- software de gestão;
- outras coisas.
O parque de impressão fica atualizado sem a necessidade de gastos elevados pois se trata de um contrato de locação, ou seja, é assinado um contrato de prestação de serviço e você tem o direito de fazer uso das máquinas de um fornecedor com direito a suporte qualificado.
Veja algumas soluções características de um parque de impressão modernizado:
Computação na nuvem
A computação na nuvem é uma das possíveis soluções no parque de impressão. Ela permite a digitalização e a integração dos dados em segmentos variados. Desse modo, os arquivos são acessados com mais facilidade, podendo ser visualizados até por celulares e tablets. Consequentemente, a demanda pelo parque cai, melhorando a qualidade do trabalho.
Esses documentos podem ser fundamentais em diferentes organizações, especialmente escritórios de advocacia e contabilidade. Soluções que permitem rapidez e praticidade ajudam a diminuir e evitar prejuízos (incluindo as multas incidentes por atrasos na entrega de algumas obrigações).
Software de impressão
Falta de controle sobre os custos com impressão tendem a onerar a saúde financeira do escritório. Para solucionar essa questão, podemos utilizar softwares que ajudam a oferecer informações a respeito de quem imprimiu, o que foi impresso, quando foi feita a impressão e em que momento aconteceram registros de impressões.
Os funcionários devem ser conscientizados sobre os resultados de suas ações e devem ajudar no desenvolvimento de estratégias que otimizem o uso do parque de impressão.
O uso consciente do parque de impressão e sua atualização eficiente por meio do outsourcing são boas estratégias para reduzir/eliminar desperdícios e custos. O escritório consegue economia de recursos sem afetar a qualidade do trabalho, sem comprometer a qualidade dos resultados esperados.
A montagem do parque deve ser efetuada levando em conta as necessidades do negócio, evitando instalar um número muito elevado de impressoras ou uma quantidade insuficiente delas. Devemos, ainda, adotar os serviços na nuvem e os softwares de controle para melhor gestão sobre o trabalho.
O que você pensa sobre esse assunto? O parque de impressão de sua empresa está desatualizado ou já foi renovado? Convidamos você a assinar nossa newsletter e se manter sempre a par das novidades na área de impressões.
