Gastos com impressão podem ser altos. O bom administrador sabe disso — desperdícios aparentemente irrelevantes podem somar custos altos no final de um período e se mostrarem determinantes para um cenário ruim em suas finanças.
Por conta disso, há a necessidade de uma política de impressão bem estruturada. Vamos dar algumas dicas de como realizar um gerenciamento de impressão bem-feito!
O que é gerenciamento de impressão?
Gerenciamento de impressão é uma série de técnicas utilizadas pelas empresas para manter sob controle todos os documentos impressos. É uma atividade realizada com o suporte de softwares de bilhetagem de impressão e de ferramentas para impressão segura e com a implantação de servidores de impressão.
Por meio dessa gestão, podemos manter um controle mais efetivo sobre as impressões e diminuir custos com papel, tinta, energia elétrica e peças.
Como implementar o gerenciamento de impressão?
Vamos sugerir alguns passos para a implementação do gerenciamento de impressão em sua empresa:
Organize os trabalhos com servidores de impressão
O passo inicial é organizar a infraestrutura referente às impressões. Para isso, você pode implantar servidores de impressão. O servidor consiste em um hardware ou software que organiza todo o fluxo das impressões, facilitando o gerenciamento. A principal função de um servidor é pôr em ordem todos os trabalhos relacionados à impressão que saem dos computadores conectados à rede.
Entre as vantagens desse sistema, podemos citar:
- Gerenciamento centralizado: as configurações de impressão, as auditorias e a gestão de permissões são feitas em um só local;
- Filas de impressão: os trabalhos ficam reunidos em uma fila de impressão;
- Auditoria simplificada: os dados sobre erros de impressão e suprimentos ficam centralizados e, assim, facilitam a administração;
- Drivers compartilhados: os drivers são instalados no servidor e são compartilhados entre os computadores.
Mantenha o controle com o software de bilhetagem
O software de bilhetagem de impressão permite o monitoramento mais preciso do que está acontecendo. Assim, podemos fazer uma comparação entre os períodos e identificar a existência de desperdícios. Entre as vantagens de aplicar um software de bilhetagem, podemos citar:
- Impressão transparente: podemos identificar quando, onde, por quem e quais documentos foram impressos;
- Cotas de impressão: definição de limites de cópias e impressões, por página, cor ou valor, com separação por usuário ou grupo de usuário;
- Impacto ambiental: há uma diminuição relevante no desperdício de papéis, custos e suprimentos com manutenção de impressoras;
- Rateio de gastos com impressão: o sistema mantém os registros de contabilidade referentes ao trabalho das impressoras.
Garanta a privacidade dos documentos
Ainda é possível existir falhas humanas, mesmo com os servidores de impressão e os softwares de bilhetagem. É o que acontece quando alguns documentos são esquecidos na bandeja, perdidos ou apanhados por engano por outro colaborador. É um grande risco para documentos de cunho sigiloso.
Por isso, é importante que a autenticação manual do equipamento antes que a impressão seja terminada. Dessa forma, o documento somente será impresso quando o colaborador estiver perto da impressora.
O correto gerenciamento de impressão ajuda a reduzir custos e oferece mais flexibilidade, mais segurança, mais produtividade e garante menos impactos ao meio ambiente. Conforme as necessidades da empresa, há diferentes opções de solução, como liberação via web, embarcado via tablet, embarcado via impressora e leitor de cartão.
O que achou de nossas dicas? Já pratica uma gestão de impressões eficaz em sua empresa? O que acha de receber conteúdo atualizado sobre impressoras e suprimentos diretamente em seu e-mail? Basta assinar nossa newsletter. O processo é rápido e simples!
