Gerenciar uma empresa não é tarefa fácil. Especialmente quando se fala sobre as suas finanças. Por isso, é importante buscar técnicas para reduzir custos. Na maioria das vezes, algumas atitudes simples podem fazer com que uma companhia economize bastante dinheiro.
Para a economia de recursos de qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação, é essencial ter um controle de impressão eficiente implementado. Você já ouviu falar nesse conceito?
Por isso, vamos te mostrar como fazer um controle de impressão eficiente em apenas 4 passos. Quer saber como implementar na sua empresa? Venha conosco e não perca essa leitura!
O que é o controle de impressão?
Toda empresa precisa imprimir. Seja documentos, avisos internos, e-books que precisam ser materializados ou relatórios. Por conta disso, o controle de impressão surge como uma política de impressão, que diz o que deve ou não ser impresso.
A gestão, ao acompanhar o uso das impressoras e multifuncionais, pode controlar seus insumos e economizar. Assim como manter uma equipe mais educada sobre a importância de obedecer aos princípios da instituição.
Como implementar o controle de impressão?
Agora que você já sabe o que é o controle de impressão, vamos te contar como deve ser feito esse processo, passo a passo. Confira!
1. Converse com os seus colaboradores
O primeiro passo para ter um controle de impressão é, sem dúvidas, ter uma boa conversa com todos os seus colaboradores. De preferência, uma reunião mais descontraída para explicar os motivos pelos quais uma empresa precisa implementar essa política de impressão.
Nessa conversa, deixe claro que tipos de impressão são permitidas, quais devem ser evitadas e quais são proibidas.
2. Estabelecer cotas
Esse passo é autoexplicativo. Quando se tem uma “infinidade” de páginas disponíveis para imprimir, é natural que os colaboradores pensem que é possível imprimir até mesmo o que não é necessário, como coisas pessoais.
No entanto, ao estabelecer cotas de impressão, você faz com que eles reflitam sobre a real necessidade de imprimir ou não tal documento.
3. Implemente sistemas de autorização
A impressão de um documento, quando a mesma impressora é utilizada por várias pessoas, acaba sendo um pouco caótica. Quem nunca viu um papel esquecido na bandeja, perdido ou que precisou ser impresso novamente?
Por isso, é essencial ter um sistema de autorização para a impressão. Por exemplo, a autorização pelo crachá ou que apenas os colaboradores autorizados possam manipular a impressora. Desse modo, você evita o gasto de cartucho desnecessário e economiza muito.
4. Incentive o digital
Nos dias de hoje, o mundo digital está cada vez mais presente. É muito difícil achar alguém que não tem um smartphone, um tablet, computador portátil ou até mesmo todos os mencionados. E, na maioria das vezes, as empresas disponibilizam esses recursos para os funcionários utilizarem nas dependências.
Por conta disso, é importante incentivar que seus colaboradores utilizem mais os recursos digitais para ler, consultar documentos, entre outros.
Usar a impressora de forma inteligente é muito importante para evitar o gasto exacerbado de recursos da empresa. Por isso, invista na implementação de um controle de impressão eficiente e desfrute de todas as vantagens.
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