Organização é sinal de mais eficiência e de mais produtividade. Uma empresa que mantém todos os materiais de trabalho em ordem tem um diferencial competitivo importante. Por mais curioso que possa parecer, muitas empresas ainda não priorizam a organização em sua gestão de trabalho.
Neste artigo, vamos falar mais sobre a importância de organizar os documentos da empresa. Confira a seguir algumas dicas que vão ajudar você!
1. Organizar os documentos da empresa por categoria e data
Uma das formas de organizar os documentos da empresa é separando por categoria e data. O primeiro passo é identificar quais são as categorias mais adequadas de acordo com o tamanho e as atividades que sua empresa desempenha.
Uma dica válida é separar a documentação por setor: Recursos Humanos, contas a pagar, marketing, estoque. Muitas atividades de negócio se repetem com frequência. Assim, a organização por mês e por ano torna mais fácil a identificação dos arquivos atualizados e a identificação dos arquivos anteriores.
2. Armazenar os documentos em um lugar compartilhado
Embora a tendência seja salvar em “Meus Documentos”, porém isso gera dois problemas sérios:
- Outros profissionais não conseguirão ter acesso a esses documentos;
- É importante ter certeza de que está salvando em um lugar compartilhado, como unidade de rede ou servidor.
Outra solução é usar o compartilhamento em nuvem.
3. Etiquetar os documentos da empresa
Outra dica é usar uma etiquetadora para identificar os documentos da empresa. Isso vale para a documentação física que, apesar de vir passando por um processo de migração para os documentos digitais, ainda é necessária em muitas situações.
As etiquetas podem ser valiosas na organização dos documentos, inclusive na divisão por categorias. Servem também para fazer a associação entre a documentação física e os arquivos digitais.
4. Criar novas camadas
É aconselhável ainda camadas extras que contribuam para limitar ainda mais. Nesse contexto, entram as subpastas.
Elas permitem a criação de grupos no interior das categorias maiores. Dessa forma, na pasta do setor de RH, podem existir diversas subpastas, como folha de pagamento, recrutamento/seleção e assim por diante.
5. Usar boas convenções de nomenclatura
É muito complicado organizar os documentos da empresa se os nomes forem um pouco vagos, como “notas”, “apresentação”.
É importante utilizar nomes que descrevam, da melhor forma possível, o que o arquivo contém, de modo que fique mais fácil identificá-lo, não importa onde ele esteja.
Algumas práticas que podem ajudar são:
- concisão, pois certos softwares não funcionam bem com nomenclaturas longas de arquivos;
- utilize informações descritivas;
- em datas, aplique um formato cronológico (AAAAMMDD);
- utilize numeração sequencial (01, 02, 03, 04… em vez de 1, 2, 3, 4…);
- em vez de espaços, use travessões (file-name) ou sublinhados (file_name).
6. Use um software próprio
Para que todos os interessados tenham acesso à documentação, ela precisa ser armazenada em um lugar compartilhado. Mas é preciso também usar um software específico para esse trabalho.
Geralmente, esses softwares armazenam os documentos na nuvem, assegurando que eles fiquem em segurança e possam ser acessados de qualquer local. O sistema ainda oferece a opção de assinatura digital dos documentos, com validade jurídica. Isso ajuda a conferir proteção contra algum problema ou imprevisto.
Neste cenário, vale a pena investir na gestão eletrônica de documentos (GED) da Mapel, uma solução que vai lhe trazer mais segurança, redução de custos e incrível agilidade. Você e sua equipe serão capazes de encontrar facilmente os documentos de que precisam e automatizar praticamente todos os processos documentais da organização.
Organizar os documentos da empresa é uma preocupação constante de todo empreendedor que quer se manter competitivo no mercado e sempre ativo. Agora que já sabe como fazer isso em sua organização, basta colocar as dicas que acabou de descobrir em prática!
Como faz para manter sua documentação em ordem, seja digital, seja física? Já utiliza uma etiquetadora? E o que pensa em se manter constantemente atualizado com conteúdo relevante? Isso é muito fácil! Basta se cadastrar na nossa newsletter!
