Conforme pesquisa da IDC (International Data Corporation), 1% a 3% da receita anual de uma empresa se destina ao pagamento das impressões.
Dessa forma, se percebe que gastos do dia a dia podem representar valores muito elevados ao final de 12 meses. Daí a importância de planejar para diminuir gastos com impressões. Neste artigo, vamos mostrar formas de calcular o custo da impressão na sua empresa.
1. Use uma planilha de controle de custo de impressão
Um passo inicial é utilizar planilha de controle (ou algum software ou aplicativo de gestão). Ela permite que você tenha uma noção mais precisa a respeito de quanto a empresa gasta nas impressões diárias.
Sem entender as quantidades nem os gastos, fica complicado planejar ações para diminuir as despesas. É importante registrar os dados que seguem:
- preço do equipamento, da impressora;
- valor gasto mensalmente com toners e/ou cartuchos;
- valor gasto mensalmente com papel;
- quantidade total de páginas impressas.
Ao final do mês, a partir desses dados, é possível perceber o cenário de custos de cada página que é impressa no escritório.
2. Fique atento a cada item que envolve gastos
Considere cada item que contribui para o custo da impressão:
2.1 Cartuchos, toners
Consideremos que a empresa usa, por mês, 4 cartuchos de tinta. O valor dos 4 é R$ 280,00. Caso você tenha, com R$ 280,00, um total de 2 mil páginas impressas todos os meses, há um gasto mensal com tinta de, pelo menos, R$ 0,14.
2.2 Papel
É importante colocar o papel também nos custos mensais de impressão. Conforme o exemplo citado, o mês se encerra com 2 mil páginas impressas.
Considerando que uma resma de papel tem 500 folhas, são usadas, por mês, 4 resmas de papel. Vamos considerar que cada resma tem um valor de R$ 25,00. Temos, portanto, que fazer uma continha: 25 x 4 / 2.000. O resultado representa um valor para adicionar ao custo da impressão, ou seja, R$ 0,05.
2.3 Impressora
Toda impressora, seja qual for o modelo e a marca, tem um tempo de vida útil. Em algum momento, ela precisará de manutenção.
Consideremos que ela custou R$ 1.500,00 e a vida útil é de 30 mil páginas. O custo é de R$ 0,06.
3. Identifique o custo de impressão por página
Resta somar os gastos individuais para chegarmos ao resultado final, ou seja, o custo de impressão total:
- 0,14 + 0,05 + 0,06 =
- R$ 0,25.
Isso significa que cada página impressa custa R$ 0,25 para o caixa do escritório.
4. Procure mais eficiência para reduzir o custo de impressão
Agora é o momento de procurar formas para reduzir o custo operacional. É importante manter uma política que estimule a conscientização sobre o uso da impressora, de forma a evitar, ao máximo, impressões erradas ou supérfluas.
Outra solução é comprar uma impressora melhor, mais econômica. Analise o que é melhor:
- impressora jato de tinta;
- impressora laser (monocromática ou colorida);
- impressora ecotank.
As multifuncionais permitem, além de imprimir, tirar cópia e digitalizar. Alguns modelos ainda permitem o envio de fax. Um modelo muito usado atualmente é a ecotank, que se destaca por sua economia.
Demos algumas dicas para você calcular o custo de impressão. Basta ajustar os exemplos aos seus gastos (se usa impressora laser, considere os gastos com cartuchos de toner; se usa impressora ecotank, estime quantos milímetros de tinta são despendidos nas impressões).
5. Aproveite o outsourcing de impressão
O outsourcing de impressão é mais uma estratégia significativa para diminuir custos com impressão. A contratação de uma empresa terceirizada para cuidar desses processos apresenta não só facilidade e bom custo-benefício, mas diminui grandemente a dor de cabeça com o gerenciamento dos recursos e tarefas — já que tudo corre a cargo da contratada.
Há maior controle de tudo o que é impresso, uso de equipamento de alta tecnologia e suporte com equipe especializada, caso seja necessário.
Demos algumas dicas para você calcular o custo de impressão. Basta ajustar os exemplos aos seus gastos (se usa impressora laser, considere os gastos com cartuchos de toner; se usa impressora ecotank, estime quantos milímetros de tinta são despendidos nas impressões).
Para mais detalhes sobre o assunto, faça o download de nosso material, que detalha o passo a passo para o cálculo dos gastos com impressões!
