Acumular muitos papéis na empresa não é nada bom para a organização nem para a sustentabilidade — afinal, todos sabem que a confecção de papel depende da extração de celulose das árvores. Mesmo quando consideramos as árvores de reflorestamento, reduzir o consumo de papéis continua sendo uma boa solução.
Por isso, vamos tratar desse assunto neste post. Veja 4 formas de acumular menos papéis na sua empresa, melhorando a organização, a eficiência e a relação com o meio ambiente!
A Era Digital
A Era digital se destaca porque transfere para o mundo digital a maioria das atividades que eram feitas manualmente.
O resultado é mais eficiência, mais produtividade, mais rapidez, mais sustentabilidade. Pelo menos, quando realizamos as tarefas corretamente, o trabalho tende a melhorar.
Quando falamos em papéis, a digitalização é uma grande aliada, como veremos a seguir. Isso porque é possível substituir os impressos pelas versões digitalizadas dos documentos.
As formas de acumular menos papéis na empresa
Conforme prometemos na introdução, seguem algumas dicas que vão ajudar você a acumular menos papéis no escritório:
1. Compreenda o fluxo de impressões da empresa
A primeira dica para acumular menos papéis é compreender como funciona o fluxo de impressões da empresa. Quando e onde o material impresso é necessário, como ele se movimenta entre os departamentos, onde há atrasos, onde há acúmulo.
É necessário que se desenvolva um diálogo entre os profissionais dos diferentes setores e os líderes da empresa para compreender em que situações e em que locais a utilização de papel é redundante e como será possível diminuí-la ou mesmo eliminá-la.
2. Faça uso de relatórios e aplique medidas
Outra dica é gerar relatórios a respeito dos eventos para saber como está o desempenho das impressões. A partir desses relatórios, fica mais fácil tomar decisões e aplicar medidas para solucionar as falhas.
A emissão de relatórios e a aplicação de medidas corretivas e preventivas fazem parte de uma boa política de impressões.
3. Defina metas e regras para acumular menos papéis
Se o objetivo é acumular menos papéis, defina metas para alcançá-lo. Quando temos metas a seguir e regras a cumprir, o caminho fica mais direcionado, melhor orientado.
Entre as metas, podemos citar:
- imprimir somente o estritamente necessário;
- utilizar formas de impressão mais econômicas sempre que possível (aproveitar os dois lados da folha sempre que possível, imprimir como “livreto”, imprimir duas ou mais páginas por folha e assim por diante);
- estabelecer uma quantidade X máxima de impressões por dia, semana e/ou mês;
- guardar os arquivos impressos em pastas organizadoras, que ajudam a compactar o volume;
- dividir os arquivos por setores, de forma a não acumular muitos papéis em somente um departamento;
- eliminar arquivos duplicados ou que não são mais necessários (defina um prazo para fazer isso, o quanto antes for feita a conferência e eliminação, será melhor);
- digitalizar a maior parte de arquivos que seja viável;
- usar arquivos originalmente digitais.
4. Usar arquivos digitais/digitalizados
Separamos um tópico específico para tratar desse ponto. Como vivemos na Era Digital, a empresa precisa se atualizar e acompanhar as tendências.
Atualmente, já é possível usar arquivos totalmente digitais, sem a necessidade de imprimir. Até contratos já podem ser confeccionados no formato eletrônico, com assinatura digital.
Além disso, você pode digitalizar boa parte dos documentos impressos para acumular menos papéis. Basta contar com scanner profissional para realizar um processo de digitalização eficiente.
Essas dicas vão ajudar sua empresa a acumular menos papéis. E, naturalmente, isso ajuda a melhorar a organização do negócio. Um negócio organizado tende a ser motivador para os profissionais, aumentando a produtividade.
O que achou das dicas? Já segue algumas delas? Já tem um scanner profissional? Mantenha-se a par de novidades sobre impressoras e multifuncionais. Receba mais dicas sobre o assunto. Para isso, basta assinar nossa newsletter!